Ambiente del Web

Hoy en día, la mayoría de las organizaciones cuentan con oficinas distribuidas y con proveedores ubicados en diferentes puntos del país y del exterior; teniendo la mayor parte de su documentación digitalizada o en proceso de digitalización. La tecnología y herramientas actuales tienden a descentralizar el trabajo (Internet, Web 2.0, Wi-Fi, etc.), permitiendo un desempeño eficiente sólo con una conexión a Internet. FDV Sign es una herramienta Web, pensada bajo los nuevos estándares de la Web 2.0, a la cual se puede acceder por medio de cualquier navegador. Su esquema de firma de documentos permite que uno deje de depender de contar con el documento entero para gestionar la firma; puesto que la aplicación se encarga de generar y firmar el digesto, disminuyendo así, la carga sobre el enlace y permitiendo su uso en un esquema web de manera eficiente, segura y a un muy bajo costo.

 Repositorio Centralizado

Parte de la problemática de toda oficina, es la administración de la inmensa cantidad de archivos, expedientes y facturas; tanto para su almacenamiento como para su disponibilidad efectiva, segura y confiable. En pos de solucionar este inconveniente, se adquieren grandes ficheros, cajoneras y hasta los servicios de empresas de almacenamiento de documentos. Una problemática muy similar recae sobre los documentos digitales: documentos que se pierden en eMails, archivos que se corrompen y CDs rayados. Para poner fin a todas estas eventualidades, con FDV Sign proponemos un esquema de repositorio centralizado cuya administración se realiza a través de la aplicación. Así, todos los documentos de la organización se conservan en la misma base de datos, la cual bajo una correcta administración, es uno de los medios más confiables de almacenamiento de información que se encuentran actualmente, en el mercado.

Workflow de aprobaciones

Todos los esquemas de firma de documentos, independientes de la naturaleza del documento, son replicables en FDV Sign. Mediante la creación de distintos modelos de workflow, puede forzar la firma de un documento en forma concurrente o en orden, incluyendo la cantidad y el orden deseado de los firmantes. A su vez, si su deseo es certificar la autoría de un documento, al momento de almacenarlo en la aplicación, tiene la posibilidad de firmarlo y “cerrarlo”.

Circuitos Predefinidos

Los Workflows o circuitos de aprobación suelen respetar estándares y políticas definidas con anterioridad dentro de la organización. Por ello, con FDV Sign tendrá la posibilidad de armar workflows prearmados logrando así, que la aprobación de un documento sea todavía más ágil y eficiente.

Motor de notificaciones

El esquema de workflow pierde utilidad si carece de un esquema adecuado de notificaciones, las cuales lo mantengan al tanto de los documentos pendientes y de las modificaciones que sufran los mismos. FDV Sign cuenta con un poderoso motor de notificaciones y un tablero de control en la aplicación para mantenerlo al tanto de todas las acciones tomadas sobre los documentos, mediante envíos de mails, notificaciones en el tablero, mensajería interna o SMS.

¿Por qué utilizar FDV Sign?

Reducción en los costos

Es común en las grandes organizaciones tener circuitos de aprobación de documentos distribuidos en más de una oficina o inclusive en más de un país o localidad. Ello ocasiona enormes gastos de papeleo y delivery; y ahora, puede solucionarse, inmediatamente, con la implementación de una solución de firmas digitales donde dicho delivery, es a través de una red segura, o bien Internet.

Circuitos más rápidos

La digitalización de documentos permite una mayor eficiencia en la búsqueda y acceso a los documentos, brindando la posibilidad de realizar búsquedas por diferentes criterios que serían imposibles de ejecutar manualmente. Además, un sistema de firma digital permite que el proceso de aprobación de un documento se lleve a cabo en tiempos notablemente más bajos que en los procesos tradicionales de firma manuscrita.

Incremento en la seguridad

Dentro de una organización la información se encuentra en servidores administrados y mantenidos por expertos. Las prácticas de backup de información aseguran los documentos de una manera notablemente más eficiente que administrando grandes ficheros de papeles. A su vez, poseer un repositorio de documentos centralizado, hace que cualquier ataque a una máquina represente un riesgo menor para la organización, ya que la información se conserva protegida: no es accesible ni modificable en el servidor central.

Integridad de la documentación

La alteración de documentos legales constituye una amenaza, cuya solución generalmente, cae en el trabajo en conjunto con un perito caligráfico. Sin embargo, además de la consecuente pérdida de dinero, el problema pocas veces es detectado a tiempo. La firma digital que desde FDV Solutions le ofrecemos, garantiza la integridad, tanto del documento como de la firma que se aplicó sobre él permitiendo así, llevar a cabo dicha verificación ahorrando en tiempo y costo.

Cultura Organizacional

Dentro de una gran diversidad de organizaciones, la digitalización de la información es ya una realidad. Sin embargo, cuando se requiere una firma, es necesario romper el circuito y volver al formato papel, ocasionando así, un grave problema estructural en las organizaciones que conlleva en general, a la duplicación de información y complejos problemas administrativos.