FIRMA SEGURA
Workflow de aprobación de documentos con Firma digital.
Nuestro valor diferencial es poder utilizar las tecnologías más innovadoras entregando proyectos en tiempo y forma con la mejor calidad.
FDV Sign es un workflow de aprobación de documentos con firma digital. El objetivo principal es permitir integrarse con los circuitos del cliente eliminando la necesidad de utilizar el papel cuando se requiere darle peso probatorio a un documento. Los beneficios de implementar esta solución se pueden evaluar desde muchos aspectos, desde una notable Reducción en los costos debido sobre todo por la reducción en el papeleo y el delivery, el incremento en la eficiencia de los procesos, en la seguridad de información clave, la garantía de integridad de los documentos y una gran mejora organizacional. Las características claves del producto son un ambiente web con un repositorio centralizado de documentos, un motor de workflow que permite definir arquetipos prearmados y una gran integración con cualquier sistema de documentos del cliente.
CARACTERÍSTICAS
Ambiente del Web
Hoy en día la mayoría de las organizaciones cuentan con oficinas distribuidas y con proveedores ubicados en diferentes puntos del país y del exterior, con la mayor parte de su documentación digitalizada o en proceso de digitalización. La tecnología y herramientas actuales tienden a descentralizar el trabajo (Internet, Web 2.0, Wi-Fi, etc.), permitiendo un desempeño eficiente solamente con una conexión a Internet. FDV Sign es una herramienta Web, pensada bajo los nuevos estándares de la Web 2.0, a la cual se puede acceder por medio de cualquier navegador. El esquema de firma de documentos de FDV Sign, permite que uno no necesite contar con el documento entero para firmar, sino que la aplicación se encarga de generar y firmar el digesto, lo cual disminuye la carga sobre el enlace permitiendo su uso en un esquema web de manera eficiente, segura y a un muy bajo costo.
Repositorio Centralizado
Parte de la problemática de toda oficina, es la administración de la inmensa cantidad de archivos, expedientes, facturas, etc. Tanto para su almacenamiento como para su disponibilidad efectiva, seguridad y confiabilidad. En pos de solucionar este problema es que se adquieren grandes ficheros, cajoneras y hasta los servicios de empresas de almacenamiento de documentos. Una problemática muy similar recae sobre los documentos digitales. Documentos que se pierden en eMails, archivos que se corrompen, CDs rayados son la causa de muchos problemas. Para solucionar todos estos problemas, FDV Sign propone un esquema de repositorio centralizado cuya administración se realiza a través de la aplicación. Todos los documentos de la organización van a parar a la misma base de datos, la cual bajo una correcta administración, es uno de los medios más confiables de almacenamiento de información que se encuentran en el mercado.
Workflow de aprobaciones
Todos estos esquemas de firma de documentos, independientes de la naturaleza del documento, son replicables en FDV Sign. Mediante la creación de distintos modelos de workflow, uno puede forzar la firma de un documento en forma concurrente o en orden, incluyendo la cantidad y el orden deseado de los firmantes. A su vez, si mi deseo es certificar la autoría de un documento, al momento de almacenarlo en la aplicación tengo la posibilidad de firmarlo y “cerrarlo”.
Circuitos Predefinidos
Los Workflows o circuitos de aprobación suelen respetar estándares y políticas definidas con anterioridad dentro de la organización, por este mismo motivo FDV Sign ofrece la posibilidad de armar workflows prearmados logrando así que la aprobación de un documento sea todavía más ágil y eficiente.
Motor de notificaciones
El esquema de workflow no es útil sin un esquema adecuado de notificaciones, las cuales me mantengan al tanto de los documentos pendientes y de las modificaciones que sufran los mismos. FDV Sign cuenta con un poderoso motor de notificaciones y un tablero de control en la aplicación para mantenerme al tanto de todas las acciones tomadas sobre los documentos mediante envíos de mails, notificaciones en el tablero, mensajería interna o SMS.
BENEFICIOS
Reducción en los costos
Es común en las grandes organizaciones tener circuitos de aprobación de documentos distribuidos en más de una oficina o inclusive en más de un país o localidad. Esto ocasiona enormes gastos de papeleo y delivery y se soluciona de manera inmediata con la implementación de una solución de firmas digitales donde dicho delivery es completamente a través de una red segura o bien Internet.
Circuitos más rápidos
La digitalización de documentos, permite una mayor eficiencia en la búsqueda y acceso a los documentos, permitiendo hacer búsquedas por diferentes criterios que serían imposibles de ejecutar manualmente. Además un sistema de firma digital permite que el proceso de aprobación de un documento se lleve a cabo en tiempos notablemente más bajos que en los procesos tradicionales de firma manuscrita.
Incremento en la seguridad
Dentro de una organización la información se encuentra en servidores administrados y mantenidos por expertos y las prácticas de backup de información aseguran los documentos de una manera notablemente más eficiente que administrando grandes ficheros de papeles. Por otro lado tener un repositorio de documentos centralizado, hace que cualquier ataque a una máquina terminal represente un riesgo mucho menor para la organización ya que la información no puede ser accedida ni modificada en el servidor central. Integridad de la documentación La alteración de documentos legales es un problema cuya solución generalmente cae en el trabajo en conjunto con un perito caligráfico, sin embargo además de la consecuente pérdida dinero el problema pocas veces es detectado a tiempo. La firma digital garantiza la integridad tanto del documento como de la firma que se aplico sobre él, permitiendo llevar a cabo dicha verificación en tiempos mínimos que permiten llevarla a cabo en periodos de tiempo en donde aún es factible a bajo costo analizar el ataque y corregir la situación.
Cultura Organizacional
Dentro de muchísimas organizaciones la digitalización de la información es ya una realidad, sin embargo cuando se requiere una firma es necesario romper el circuito y volver al formato papel, esto ocasiona un grave problema estructural en las organizaciones que ocasiona en general duplicación de información y problemas administrativos complejos.
